سند کاغذی یا کامپیوتری مربوط به اشیای واردشده به مجموعه هـای مـوزه به صورت کارت شناسایی که بازیایی برخی اطلاعات و شناسایی اشیای را فراهم می کند. CIDOC (کمیته جمع آوری اسناد مربوط به مجموعه ها در شورای بین المللـی مـوزه) به ویژه توصیه می کند که اطلاعات زیر در این فیش بیاید نـام مـوزه، شماره صـورت موجـودی، نـام شی، توصیف مختصر، شیوه کسب (خرید، اعطا، میراث، حفاری و …)، تاریخ کسب و محل دائمی شیء. همچنین تصویری (عکـس بـا طـرح) از شیء بـه ایـن سند اضافـه شود اطلاعات تکمیلی دیگـر مـثـل لـوازم یـا فـنـون استفاه شـده بـرای تولیدشـيء، ابعاد آن، محـل موقت وضعیت نگهداری و قیمت آن همیشه روی فیش نوشته می شود. در بعضی کشورها (در فرانسه از سال۲۰۰۲) حوزه های مکمـل فيـش صـورت موجودی برخی موزه ها در قوانین کشور مشخص شده است[1].